Como convidar um palestrante para seus eventos?
Aprenda passo a passo Como fazer um convite a um palestrante?
Como convidar um palestrante para seus eventos? Estudos indicam que palestrantes renomados têm um grande impacto na percepção de valor dos eventos. Segundo uma pesquisa da American Psychological Association (APA), o envolvimento de oradores influentes pode aumentar o engajamento e a satisfação dos participantes em até 70%.
Na dúvida de como escolher o Palestrante certo para seu evento corporativo? Antes de mais nada, a qualidade dos palestrantes não só atrai o público, como também eleva a credibilidade do evento, sendo um fator determinante para o sucesso de encontros profissionais e acadêmicos.
No entanto, a criação de um convite que cative e motive o palestrante a aceitar a proposta é uma tarefa que exige planejamento, clareza e uma abordagem profissional. Neste artigo, vamos explorar como estruturar um convite de maneira estratégica, alinhada ao tema da palestra e à experiência do convidado.
Vamos abordar desde a apresentação da instituição, até os detalhes logísticos e os benefícios oferecidos ao palestrante. Se você deseja atrair palestrantes de renome para o seu evento, continue lendo para descobrir como criar um convite irresistível. Acima de tudo aqui você encontrará dicas para montar uma palestra de sucesso para eventos corporativos. Aprenda a fazer passo a passo como fazer um convite escrito e faça download de um convite em pdf totalemente gratuito para usar como modelo.
1. Apresentação e Credibilidade da Instituição
O primeiro passo é apresentar a instituição organizadora do evento de forma clara e objetiva. Um convite que se inicia com uma introdução bem fundamentada sobre a organização ajuda a estabelecer uma relação de confiança e a mostrar ao palestrante que ele está sendo convidado por uma entidade respeitável.
Um exemplo de introdução poderia ser:
“Somos a Associação Brasileira de Inovação em Tecnologia (ABIT), uma instituição que há mais de duas décadas promove o desenvolvimento tecnológico e a disseminação de conhecimento em diversos setores da indústria.”
Neste ponto, também é interessante mencionar a história da instituição, a relevância que ela possui no setor e seus valores. Isso agrega valor ao convite e faz com que o palestrante tenha uma visão mais clara sobre quem o está convidando.
2. Explicação do Objetivo e Tema do Evento
O próximo passo é contextualizar o objetivo do evento. Esse é um ponto crucial, pois ajuda o palestrante a entender por que ele foi escolhido e qual será seu papel dentro do evento. Ao deixar claro o tema e o propósito do encontro, o palestrante terá uma ideia do impacto de sua participação. Caso esteja sem inspiração para criar temas, aqui você também encontra mais de 50 temas inspiradores para palestras empresariais.
É importante enfatizar a relevância do evento para o público-alvo e o setor em que ele será realizado. Por exemplo:
“Nosso evento, [Nome do Evento], será uma oportunidade de reunir os principais especialistas em inteligência artificial e discutir os impactos dessa tecnologia no mercado de trabalho atual e futuro. Com um público diversificado de estudantes, profissionais e entusiastas da área, nosso objetivo é proporcionar uma troca de conhecimentos que inspire inovação.”
3. Convite Formal e Personalizado para o Palestrante
Quando se trata de convidar um palestrante, a personalização é essencial. Mostrar que você conhece o trabalho do convidado e que o escolheu com base em sua experiência e contribuição para o setor é uma abordagem eficaz. Um convite genérico pode parecer desinteressado, enquanto um convite personalizado é mais atraente.
Por exemplo:
“Gostaríamos de contar com a sua presença como palestrante no nosso evento. Sua vasta experiência em [área específica] e sua contribuição para [aspecto da área] nos inspirou a convidá-lo para compartilhar sua perspectiva com nosso público.”
Ao fazer essa personalização, não só reforçamos o valor do convidado, como também evidenciamos o cuidado com o qual o evento foi planejado.
4. Detalhamento do Evento: Data, Local e Formato
Um ponto crucial para o sucesso de um convite é ser claro quanto aos detalhes do evento. Informe a data, o horário e o local de forma objetiva, além do formato da palestra (presencial, online ou híbrido). A clareza desses dados permitirá que o palestrante organize sua agenda e entenda o contexto do evento.
Por exemplo:
“O evento ocorrerá no dia 10 de setembro, das 14h às 17h, no Auditório Central da Universidade de São Paulo, um espaço dedicado a promover a educação e a troca de conhecimento.”
Esse detalhe prático facilita o planejamento do palestrante e demonstra que a organização é transparente e profissional. Caso o tempo seja curto aprenda, como montar uma palestra de 30 minutos com impacto nos moldes do TED, confira!
5. Apresentação do Perfil do Público e Impacto Esperado
Conhecer o público é essencial para qualquer palestrante, e fornecer essa informação no convite ajuda o convidado a preparar uma apresentação mais relevante e focada. Descreva o perfil do público-alvo, mencionando se ele é composto por estudantes, profissionais, acadêmicos ou empresários, por exemplo.
Além disso, fale sobre o impacto que o evento visa alcançar. Isso ajudará o palestrante a entender o valor de sua participação e a alinhar suas expectativas.
Por exemplo:
“Nosso público será composto por estudantes, pesquisadores e profissionais que atuam no setor de inovação tecnológica. Acreditamos que sua palestra trará insights valiosos e será uma grande inspiração para todos os participantes.”
6. Benefícios e Reconhecimento do Palestrante
O próximo ponto é destacar os benefícios que o palestrante terá ao aceitar o convite. Para muitos palestrantes, a motivação vai além da compensação financeira. Oportunidades de networking, visibilidade e a chance de compartilhar conhecimento são razões poderosas para que ele aceite o convite.
Além disso, mencionar como o palestrante será reconhecido também é um aspecto interessante. Isso pode incluir certificados de participação, menções no site e redes sociais do evento, ou até mesmo a cobertura de mídia.
Por exemplo:
“Como palestrante convidado, você terá a oportunidade de interagir com uma audiência qualificada e engajada, além de obter visibilidade em nossas plataformas digitais. Será um prazer reconhecê-lo como um de nossos principais convidados, promovendo sua participação nas redes sociais e em nossa newsletter.”
7. Suporte Logístico e Assistência Técnica
Um ponto que muitas organizações negligenciam é o suporte logístico e técnico ao palestrante. Informar que a equipe do evento estará disponível para fornecer qualquer tipo de suporte necessário é uma forma de demonstrar profissionalismo e preocupação com o bem-estar do convidado.
Se o evento for presencial, é importante mencionar se haverá auxílio com transporte e hospedagem. Se for online, vale informar sobre o suporte técnico, plataformas e ferramentas que serão disponibilizadas para a apresentação.
Por exemplo:
“Nossa equipe estará à disposição para ajudar com qualquer necessidade logística, incluindo transporte e hospedagem, se necessário. Além disso, oferecemos suporte técnico completo para garantir que sua apresentação ocorra da melhor forma possível.”
8. Solicitação de Confirmação e Informações de Contato
Para finalizar o convite, faça uma solicitação clara de confirmação de presença. Esse pedido deve ser feito de maneira respeitosa e com uma data limite para facilitar o planejamento do evento. Além disso, forneça informações de contato para que o palestrante possa tirar dúvidas ou solicitar mais informações.
Por exemplo:
“Aguardamos ansiosos pela sua confirmação até o dia 15 de julho. Para qualquer dúvida ou solicitação adicional, não hesite em entrar em contato conosco pelo e-mail contato@instituicao.org ou pelo telefone (11) 9999-9999.”
Modelo de Convite para Palestrante
Aqui está um modelo de convite para palestrante em um formato personalizável e pronto para download em .Pdf (.pdf), para facilitar a adaptação às suas necessidades específicas.
[Nome da Instituição/Empresa]
Prezado(a) [Nome do Palestrante],
É com grande satisfação que convidamos você a participar como palestrante em nosso evento “[Nome do Evento]”, a ser realizado no dia [Data], no [Local do Evento]. Este evento tem como objetivo [breve descrição do propósito do evento, ex: “fomentar discussões sobre inovação e tecnologia no setor empresarial”], reunindo especialistas e entusiastas do setor.
Sua experiência em [área específica de atuação] e sua contribuição para [aspecto relevante do setor] nos inspirou a tê-lo como um dos palestrantes principais. Temos certeza de que sua participação enriquecerá a experiência dos participantes e proporcionará uma troca de conhecimentos valiosa.
Detalhes do Evento
- Data: [Data do Evento]
- Horário: [Horário do Evento]
- Local: [Local do Evento ou Link para Acesso Online]
- Público-alvo: [Descrição do Público]
Benefícios para o Palestrante
- Visibilidade nas redes sociais e no site do evento
- Networking com profissionais e especialistas do setor
- Certificado de participação e reconhecimento formal
Por gentileza, solicitamos a confirmação de sua presença até o dia [Data Limite para Confirmação]. Caso tenha alguma dúvida ou necessite de informações adicionais, estamos à disposição.
Aguardamos ansiosos por sua participação!
Atenciosamente,
[Nome do Organizador]
[Cargo]
[Instituição/Empresa]
[Informações de Contato: Telefone e E-mail]
Conclusão
Afinal convidar um palestrante para um evento é uma tarefa que exige atenção aos detalhes e uma comunicação clara e profissional. Um convite bem estruturado e personalizado pode ser a chave para garantir a presença de um orador renomado, agregando valor ao evento e oferecendo uma experiência enriquecedora para o público.
Ao seguir esses passos, você não só aumenta as chances de receber uma resposta positiva, mas também estabelece uma relação de respeito e profissionalismo com o palestrante. Afinal, um evento de sucesso é resultado de uma organização eficiente e de convidados engajados e inspiradores.